Администратор офиса

Обязанности: Приём и распределение входящих звонков; Формирование и отправка почтовой корреспонденции, работа с курьерскими службами; Регистрация входящей/исходящей документации; Работа с внутренними документами компании (ознакомление работников с приказами, ЛНА); Контроль за чистотой и порядком в кабинетах; Проведение закупок для внутренних нужд компании; контроль оплат, первичной бухгалтерской отчетности по договорам поставщиков, быстрый поиск и заключение договоров с альтернативными поставщиками; Контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, коммуникаций, при выявлении неисправностей организация вызова специалистов для проведения ремонтных работ; Взаимодействие с обслуживающими организациями (ремонт, чистка, полиграфия, и т.п.); Взаимодействие с техническими службами арендодателя заказ пропусков, встреча гостей, сопровождение гостей по территории арендодателя, вопросы ИТ; Организация новых рабочих мест, помощь в адаптации новым сотрудникам; Организация командировок, поиск билетов гостиницы по просьбам работников; Участие в организации корпоративных мероприятий; Участие в организации мероприятий с Заказчиками и партнерами, рассылка запросов, получение обратной связи; Подготовка отчетов по заданию руководителя; Выполнение дополнительных поручений руководителя и топ-менеджмента; коллег от коммерческого блока и бухгалтерии, оформление и распечатка документов, сканирование материалов по запросу, копирование, распечатка и сшивка документов; консультация и помощь по административным вопросам; Контроль обязательств по партнерским договорам, своевременная пролонгация договоров; Участие в разработке тендерной документации (ознакомление с извещением об осуществлении закупки, условиями будущего договора, заполнение форм в соответствии с требованиями, подписание и заверение прилагаемых копий документов к заявке, нумерация вложений к заявке, составление описи); Сопровождение архивации документов (распределение по папкам бумажной документации согласно установленным в компании правилам); Требования: Опыт работы в аналогичной должности от 1 года; Знание основ делопроизводства; Владение программами MS Office: Excel, Word на уровне уверенного пользователя; Умение работать в режиме многозадачности, правильно расставлять приоритеты; Грамотная письменная и устная речь; Знание 1С, опыт работы в CRM-системах будет преимуществом; Опыт участия в закупках: подготовка заявок на участие в торгах, участие в торгах; Опыт взаимодействия с подрядными организациями. Условия: Белая заработная плата; Работа в офисе на Ленинском проспекте, 51; Полная занятость, полный день; начало рабочего дня с 9-00; Подключение к ДМС после прохождения испытательного срока; Наличие спортивного зала на территории Института; Оформление по ТК РФ.