Ассистент руководителя

Примем на работу ассистент руководителя в г. Москва.Обязанности: Планирование рабочего дня руководителя, ведение календаря встреч и мероприятий (планирование, напоминание, организация); Ведение протоколов, контроль выполнения протоколов совещаний, еженедельный отчет руководителю четверг к 12.00, отслеживание статуса исполнения поставленных руководителем задач; Прием посетителей руководителя, заказ пропусков; Заказ пропусков и организация встреч руководителя вне офиса; Подготовка аналитических и справочных материалов, презентаций и отчетов по запросу; Доведение к сведению работников структурных подразделений организации указаний, распоряжений руководителя и контроль их исполнения; Организация коммуникаций между подразделениями (совещания, конференц-коллы,); Оперативная информационная поддержка по всем возникающим вопросам; Ведение личных дел по личной охране; Список паролей от компьютеров офиса, доступы к различным базам, отключение от баз; Выполнение отдельных служебных поручений; Личные поручения руководителя; Б.Почтовая и Ф.Энгельса - Организация офисного пространства Фортис, 6 этаж, дооборудование по необходимости (зона ожидания для охраны, диван посуда итд.,), контроль чистоты; - Контроль допусков на 6 этаж Фортис, список пропусков СКУД; - Взаимодействие с главным инженером на объектах, поддержка подписания документации с собственником; - Подача реестра платежей по объектам на оплату 2 раза в месяц; - Взаимодействие и поддержка арендаторов по запросам, контроль своевременных оплат аренды и коммунальных платежей, ведение деловой переписки, и актуализация контактов, периодические обходы, знание договоров аренды; - Контроль актуальности данных в таблице по договорам аренды по объектам (таблица юр. Отдела), своевременная инициация с юридическим отделом пролонгаций, индексаций, расторжений, подписаний ДС, мониторинг арендных ставок 1 раз в 6 месяцев, предоставление отчета; - Оптимизация затрат, контроль бюджетных показателей; - Взаимодействие с риэлторской группой по подбору арендаторов, по необходимости; - Шахматки контроль свободных площадей, выкладки в 1С; - Взаимодействие с ЧОП; - Взаимодействие с управляющей объекта по имуществу собственника, проведение инвентаризации и организация хранения, согласование утилизации/продажи ряда имущества; - Проведение ежегодной инвентаризации; - Поддержка реализации проекта. Условия: Комфортабельный офис в центре Москвы; Рабочее время с 10.00-18.00