Бизнес-ассистент / офис-менеджер

На работу требуется бизнес-ассистент в г. Москва.ООО "Институт коучинга" ищет ассистента/офис-менеджера в Москве С 2001 года мы помогаем людям и командам находить лучшие решения и воплощать их в жизнь . Количество проектов за последние полгода увеличилось на 30 %. Нам нужны новые сотрудники, которые готовы работать с нами в долгосрочной перспективе. В свою очередь мы готовы предложить: - официальное оформление по ТК РФ; - достойную оплату труд + ежемесячные премии; - интересные проекты, разноплановые задачи; - готовы помогать расти в различных функциональных направлениях; - уважение и добропорядочность. Мы ценим своих людей Основные задачи как бизнес- ассистента: организация рабочего дня консультанта, составление и ведение расписания работы, согласование встреч, выполнение внутриорганизационных задач); организация поездок , сложных маршрутов, расписания в командировках , согласование с контрагентами, обеспечение комфортного перемещения "от порога до порога" , точный расчет времени. Быть в доступе (телефон) во время сложных стыковок рейсов, 2-3 раза в год в выходные и/или в позднее время до 23:00. ; обеспечение качественной коммуникации как внутри организации, так и с внешними партнерами, клиентам; получение и сохранение информации от консультанта по итогам встреч, клиентских сессий и по другим проектам. Передача этой информации в соответствующие подразделения компании; отслеживание динамики выполнения внутриорганизационных задач, в которых участвует руководитель; ведение реестров индивидуальных клиентов и отслеживание регулярности встреч руководителя; формирование ежемесячного отчета по деятельности консультанта; обеспечение выполнения райдеров; организация переговоров с заказчиками, формирование, расчет и оформление коммерческих предложений; командная работа с другими ассистентами: оптимизация бизнес-процессов, в которых задействованы ассистенты и консультанты ( совместно с коллегами) ; согласованные действия по проектам и поездкам , в которых участвуют разные консультанты; прием входящих звонков, предоставление необходимой информации, взятие информации у звонившего и обеспечение обратного звонка от коллег (в соответствии с темой вопроса). Обеспечение благоприятного впечатления у звонившего о первом контакте; техническая поддержка руководителя во время эфиров, вебинаров, мастер-классов. Основные задачи по офису ( примерно 6-8 часов в неделю) : - взаимодействие с администрацией БЦ, прием счетов, заказ пропусков на посетителей, передача оригиналов документов; - взаимодействие с административным отделом: обеспечение полного документооборота в зоне своей ответственности; - организация пропусков для сотрудников и клиентов; - обеспечение офиса интернет связью: взаимодействие с интернет провайдером, решение проблем по беспроводной связи, запрос актов и счетов ежемесячно; - взаимодействие с клининговой компанией: обеспечение чистоты в офисе, контроль уборок, обмен документами для оплаты; - заказ продуктов для жизнедеятельности в офис (вода/канцелярия/печенье и т.д.); - обеспечение всем необходимым наших мероприятий в МСК; - бронирование помещений для коллег в Bitrix24; -взаимодействие с внешними партнерами: бронирование для них помещений, прием и передача актов их работ в бухгалтерию и тд; -организация проведения командных сессий в офисе по определенному райдеру консультанта, закупка материалов, заказ пропусков, очное присутствие на мероприятии , организация кофе-брейков и контроль чистоты офиса во время и после мероприятия; -организация мелкого ремонта в офисе; -в случае необходимости, организация переезда офиса; -поездки к клиентам для обмена, передачи документов в пределах Москвы. Основные требования: - Высшее образование; - опыт работы в коммерческих организациях от 3 лет; - готовность к гибкому графику работу (вечера до 22 часов - примерно 3-4 раз в месяц). Кого мы ждем Мы не будем рассказывать как делать работу: мы дадим вводные, опишем результат, а то, как именно его добиться