Офис-менеджер / Секретарь / Помощник руководителя

Обязанности: Обеспечение функционирования офиса и учет офисного инвентаря Входящие звонки и мессенджеры Обеспечение офиса прочими товарами Обработка входящих обращений (телефонные звонки, письменные сообщения) Работа с почтовой корреспонденцией Ведение внутреннего офисного документооборота Передача документов на подпись директору Поддержание работоспособности офисной техники и ПО Поиск подрядчиков по услугам для содержания офиса Координация и контроль работы уборщицы Контроль за состоянием помещений офиса Взаимодействие с арендодателем Выполнение поручений руководства компании в пределах своей компетенции Организация доставки сувениров для клиентов и партнеров Организация и координация командировок Ведения календаря командировок Ведение календаря посещений офиса и формирования отчетов Содействие в организации визитов представителей поставщика Своевременное информирование сотрудников о новостях и изменениях Поддержание оргсхемы компании в актуальном состоянии Ввод в должность новых сотрудников Организация рабочих мест для сотрудников Помощь в организации выставок и пр. Поддержание переговорной комнаты в надлежащем виде Порядок в зоне ресепшн Прием гостей Работа с базой знаний и новостями Знание английского будет преимуществом. Что должен знать: Регламенты и инструкции, относящиеся к занимаемой должности; Специализацию компании и особенности её деятельности; Устройство офиса и принципы его зонирования; Техническое оснащение офиса. Правила пользования оргтехникой; Сферу деятельности и ответственности всех работников офиса; Этику взаимоотношений в рабочей группе. Деловой этикет; Правила документооборота и основы делопроизводства; Правила работы с почтой России и экспресс-почтой; Правила внутреннего трудового распорядка; Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты; Работу с CRM-системой Битрикс24 и MS Office; Как планировать свой рабочий график; Процессы взаимодействия со смежными подразделениями компании; Корпоративную культуру и миссию компании. Требования: Опыт работы в аналогичной должности от 1 года; Опрятный внешний вид Грамотная устная и письменная речь; Знание английского языка на уровне А2; Средне-специальное или высшее образование. Условия: Полное оформление по ТК РФ (оформляем с первого дня испытательного срока) Выплата заработной платы в срок всегда (строго два раза в месяц, не было ни одно просрочки) Молодая команда - средний возраст сотрудников 35 лет Дружный коллектив, который всегда поможет Системная адаптация сотрудников Регулярный оплачиваемый отпуск Возможность диалога с руководством по любым вопросом Возможность проявить себя на создании новых проектов Уважительное отношение руководства к сотрудникам Корпоративные мероприятия (ежегодные совместные развлечения) Комфортный офис и оборудование (свежий ремонт, новая техника, современные программы 1С, Bitrix) Большая кухня - кофе, сливки, чай в общем доступе бесплатно Подарки и премии на Новый Год