Секретарь (помощник руководителя) / специалист по документообороту

Открыт набор на вакансию секретарь (помощник в г. Москва.Компания Hi-Tech Security реализует проекты по интеграции комплексных систем безопасности на всей территории России. Направления нашей деятельности: дистрибуция оборудования систем безопасности, проектирование систем безопасности любого уровня сложности, технический консалтинг, работы под ключ, шеф-монтаж, интеграция и доработка, обучение, сервисное обслуживание. Приглашаем в наш дружный коллектив Помощника руководителя Вы будете работать в лучшей команде технически грамотных специалистов, увлеченных своим делом и готовых к решению амбициозных задач Мы ценим: Коммуникабельность, лояльность, внимательное отношение к просьбам коллег и деловых партнеров; Исполнительность, аккуратность, оперативность; Желание профессионального развития вместе с Компанией. Ждём, что у Вас есть профессиональные преимущества: Знания и умения применять на практике требования к ведению документооборота в компании; Умение собирать, обрабатывать и анализировать информацию в соответствии с заданными требованиями; Умение передавать информацию руководителям в систематизированном виде; Способность обрабатывать и структурировать информацию, образуя информационные ресурсы; Умение производить поиск информации в существующих базах данных, вести информационно-справочную работу на основе различных данных (таблицы, реестры и др.); Знание правил формирования и использования баз данных; Умение обеспечивать информационную безопасность в Компании; Умение работать с компьютером, использовать офисный пакет (текстовый редактор, таблицы, презентации: MS Office, Word, Excel, OutLook, PowerPoint и т.д.); Владение грамотной устной и письменной речью; Обладание системным мышлением, эмоциональным интеллектом, собранностью, внимательностью и аккуратностью при работе с документами, ответственностью при выполнении поручений, эмоциональной устойчивостью, коммуникабельностью; Умение работать в условиях многозадачности с большим объемом информации, расставлять приоритеты, самостоятельно, находить решения и ресурсы, добиваться планируемого результата; Знание основ делового этикета и умение применять его в общении с коллегами и деловыми партнерами. Профессиональные задачи: Ведение делопроизводства, сбор, переработка и анализ информации для решения задач, поставленных руководителем; Осуществление деловой переписки, оформление писем в адрес деловых партнеров и сотрудников иных организаций, регистрация и хранение вх/исх документации; Организация и планирование деловых контактов, встреч и поездок руководителя; Составление и оформление протоколов совещаний, заседаний и иных мероприятий, подготовка списка участников, повестки дня, явочные листы и проекты итоговых документов; Документальное оформление решений руководителя, доведение до сведения работников Компании устных распоряжений руководителя; Координация деятельности по исполнению решений руководителя и подготовка отчетов о выполнении поручений и решений руководителя; Подготовка презентаций по указанию руководителя; Организация переговоров, обеспечение участников информационными материалами, ведение записей переговоров; Подготовка материалов для участия руководителей в работе различных структур в составе государственных и муниципальных органов, общественных организаций, компаний-партнеров; Контроль исполнения поручений руководителей Компании; Оформление документов, необходимых для деловых поездок, служебных командировок руководителя (заказ билетов, бронирование отелей, планирование маршрута, визовое сопровождение); Решение организационных и административно-хозяйственных задач, не требующих непосредственного участия руководителя; Выполнение иных поручений руководителей; Создание и поддержка положительного имиджа Компании и руководителя. Требования к образованию: Высшее образование (бакалавриат, специалитет). Дополнительное профессиональное образование (документоведение, архивоведение) приветствуется. Не менее трех лет по организационному, документационному и информац