Компания SKL Group производитель и поставщик сантехники собственных брендов "IDDIS" и "Milardo" , наши бренды известны на всей территории России и за ее пределами. Работа в компании SKL Group это возможность применить свои знания и получить уникальный опыт в создании продуктов любимых многими . Ждем в нашу команду вовлеченного коллегу на вакансию помощник исполнительного директора филиала. Должностные обязанности: Ведение документооборота филиала: - осуществление рассылки информационных писем по электронной почте; - регистрация коммерческих, хозяйственных договоров; - подготовка и запуск на согласование в Docsvision, СЭДО Глобус всех хозяйственных договоров и других документов; - постоянный мониторинг и заключение договоров сотрудничества с наиболее выгодными, с точки зрения стоимости, курьерскими службами, авиа, ж/д агентствами, компаниями-поставщиками мебели, канцелярских и хозяйственных товаров и прочего; - обеспечение сохранности документов с осуществлением их ежегодной архивации; - предоставление справочной информации о состоянии рассмотрения документов; - кадровое делопроизводство; Обеспечение жизнедеятельности филиала: - закупка чая, кофе, сахара, аптечных средств, почтовых марок, конвертов и т.д.; - проведение всех необходимых противоэпидемиологических мероприятий; - контроль работы уборщицы/клининговой компании и обеспечение порядка в офисе; - организация и проведение работ по благоустройству офиса, при необходимости организация проведения ремонтных работ; - организация необходимого количества рабочих мест для сотрудников; - регулярное обновление внутренних номеров телефонов сотрудников; - взаимодействие с арендодателями в рамках существующих договорных обязательств; Организация встреч: - посетителей исполнительного директора и гостей филиала; - соискателей на открытые вакантные должности; Бюджетирование: - участие в процессе формирования бюджета на год по подразделению; - составление проекта месячного бюджета расходов филиала; - подача заявок на расходование ДС в финансовую службу; - контроль расходов подразделения в рамках согласованного бюджета; Подготовка материалов для финансовых и аналитических отчетов: - поиск и сбор информации по заказу руководителя, в том числе подготовка материалов к совещаниям, ежемесячным и квартальным встречам; - подготовка материалов и дополнительных отчетов по запросу сотрудников служб Головного офиса; - подготовка проекта прогноза продаж филиала на 10-е и 20-е число; - контроль предоставления менеджерами комментариев по еженедельному отчету по ПДЗ более 15 дней и подготовка проекта итогового отчета; - контроль предоставления менеджерами отчета по плану мероприятий за прошедший месяц и заполнения плана мероприятий на следующий месяц и подготовка итогового проекта отчетов; - подготовка данных по корректировке ежемесячного плана поступления денежных средств с учетом произведенных оплат от клиентов; Анализ и согласование потребности филиала в рекламной и сувенирной продукции, выставочных стендах: - согласование с отделом маркетинга Головного офиса потребности и заказ рекламной и сувенирной продукции на филиал, включая потребность в выставочном оборудовании; - контроль за соблюдением производителями выставочного оборудования (стендов), сроков изготовления и получения стендов на склад филиала; - заказ изготовления визиток для сотрудников и др. необходимых рекламных материалов и сувенирной продукции; Контроль исполнения и соблюдения сроков изданных приказов и распоряжений; Организация проведения корпоративных мероприятий Местные командировки для проведения закупок или по поручению руководителя (суд, налоговая, пожарная инспекция, охрана труда и пр.) Требования: Опыт работы от 2 лет Обязателен опыт работы помощником руководителя в компании с численностью от 30 человек; Желателен опыт работы с электронными системами документооборота Высшее образование обязательно (желательно: экономическое/финансовое или техническое) Уверенный пользователь ПК (1C- обязательно, Word, Exс